Foro Excel

Hola gente del foro

Primero que nada, deciros que soy nueva en este foro, y luego felicitaros porque me ha resultado fantástico encontrar un sitio donde se respondan a tantas preguntas. Yo la verdad soy una neófita en la materia , pero si puedo responder a alguna pregunta lo haré con gusto

Mi consulta consiste en hacer una tabla avanzada en excel, que permita la introducción de las ventas mes a mes de una serie de productos, y por clientes. Esas ventas hay que compararlas con lo que se presupuestó en su día por línea de productos, y por cliente. Hasta aquí creo que no habría problema. Luego, habría que agregar alguna columna de desviación (presupuestado vs facturado), pero esto no sé cómo hacerlo, y si hacerlo en cantidad o porcentaje. Habría que crear otra columna de acumulados mes a mes (no hay problema tampoco en este punto), y una columna al final de la hoja que me "prediga" a cuánto se cerrará la venta del año de acuerdo a la tendencia de ventas de mes a mes. En este último punto, no sé cómo hacerlo .
No sé si me he explicado bien.

Agradecería vuestra ayuda.

Gracias de antemano

Un saludo

Si subes un ejemplo con algunos datos de lo que necesita es mas facil que se te pueda ayudar sin perder el tiempo. Actualmente estoy trabajando en algo similar y ya tengo un proyecto mas o menos desarrollado, que tal vez te pueda servir si lo adaptas a tus necesidades.
Ese ejmplo debería tener los datos que necesitas comparar, los periodos, etc

Muchas gracias Warcraft .

Bueno, tendré que confeccionar la hoja y enviartela. Si puedo durante esta semana te la envío, pero en mi email comentaba qué es lo que necesito, y en los puntos dónde no sé cómo hacerlo .

Muchísima gracias por tu respuesta, me pondré a trabajar en ello, y a ver si me puedes ayudar

Un saludo.

rmendezbau escribió:Muchas gracias Warcraft .
Bueno, tendré que confeccionar la hoja y enviartela. Si puedo durante esta semana te la envío, pero en mi email comentaba qué es lo que necesito, y en los puntos dónde no sé cómo hacerlo .
Muchísima gracias por tu respuesta, me pondré a trabajar en ello, y a ver si me puedes ayudar
Un saludo.

He leído tu post con interes, ya que a lo largo de mi carrera profesional en distintas empresas me he encontrado el mismo problema, la comparación entre un presupuesto inicial y el realizado, el cálculo de las desviaciones, en valor, en % y en gráfico e incluso una consolidación de los proyectos, bien por una u otra característica (cliente, zona, delegación, etc).
Una de las características de los modelos es que visión temporal quiero representar, un año natural, los último doce meses, la totalidad del proyecto, etc.
Comparar ingresos y gastos, obtener un resultado y comparar esos valores con el presupuesto, sacar desviaciones y consolidar, obtener cash - flow, y hacer escenarios de nuevos proyectos y su impacto en la cuenta de resultados y tesoreria es mi pan de cada día.

De ahí mi pregunta por tus intereses y no perder el tiempo en los detalles y darme mi visión de tu problema.
Calcular las ventas previstas y las realizadas y elaborar un pronóstico para un plazo determinado se puede hacer en función de la tendencia o en función de unir lo realizado hasta la fecha de hoy y el presupuesto inicial para lso meses que quedan para el cierre del año.
Dame un ejemplo de tus datos, como los tienes organizados y una pequeña visión de lo que quieres obtener y tarto de echarte una mano.

Hola Wardcraft,

Aquí tienes el fichero.

Gracias de antemano por tu valiosa ayuda.

Un saludo cordial

rmendezbau escribió:Hola gente del foro
Mi consulta consiste en hacer una tabla avanzada en excel, que
1.- permita la introducción de las ventas mes a mes de una serie de productos, y por clientes.
2.- compararlas con lo que se presupuestó en su día por línea de productos, y por cliente.
3.- agregar alguna columna de desviación (presupuestado vs facturado), pero esto no sé cómo hacerlo, y si hacerlo en cantidad o porcentaje.
4.- otra columna de acumulados mes a mes (no hay problema tampoco en este punto)
5.- una columna al final de la hoja que me "prediga" a cuánto se cerrará la venta del año de acuerdo a la tendencia de ventas de mes a mes.
Un saludo

Bueno: he estado observando el adjunto que has enviado. Prácticamente, casi, lo tienes hecho (puntos 1, 2, 3 y 4). No obstante, hay un par de observaciones.

Observaciones:
a) sobre el punto 2, sobre el tema de desviaciones:
Son las del mes en curso, y faltará las desviaciones acumuladas, a partir del mes de febrero. La desviación siempre debe tener como base el presupuesto. Por tanto, siempre deberá ser Real -Ppto., y cuando hagas porcentajes, deben ser esa misma diferencia dividida por 'Ppto.'

b) sobre el tema de las 'predicciones'.
Hay mil predictores a emplear, tantos como cabezas pensantes haya en tu empresa. Casi todos se basarán en datos históricos, excepto los de algún 'iluminado' que posea una especie de verdad que haya que respetar, simplemente 'porque manda'. En otro caso, cuando la gente vaya a la cafetería lo dejarán como eso: como una bombilla. Si manda mucho, entonces, debe ser como el faro de vigo o la torre de hércules.

Así que... necesitarás disponer de una serie histórica de datos de ventas, acumuladas. Es decir: ve a por datos históricos, de por lo menos series mensuales de los últimos 3 -5 años.

Los datos de ventas de Cliente por Cliente no sirven de mucho, porque la variabilidad es enorme, y las estadísticas se basan en datos de muestras de poblaciones, sobre todo. Mientras más detalle, peor en este sentido.

Pero sí sirven las tendencias mensuales y ¡ojo! Semana Santa, que es variable y las vacaciones -de verano y Navidad- puede incidir mucho en las decisiones de compra de los clientes, sobre todo si los productos son estacionales. El verano no coincide aquí con el verano del hemisferio Sur, y eso configura las predicciones si los clientes distribuyen localmente.

Así que ya tienes ciertos elementos de análisis para las predicciones de venta: si quieres, agrupa clientes por hemisferios y por meses y analiza la estacionalidad de las ventas. La primera orientación, la distribución de % por meses del año, y seguir esa proporción... más o menos.

Antes de lanzarte a un modelo predictivo importante, consigue la información de previsiones de modelos similares anteriores; pero lo mejor es que preguntes a alguien del departamento de ventas (si puede ser, evita el de marketing), que:
1.- sepa de lo que hable
2.- tenga cierta experiencia en el departamento.
3.- sea simpático, y ayude; pero que sepa ir al grano y no se vaya por los cerros de úbeda.

Mientras no haces un modelo predictivo 'importante' y a falta de más información, analiza históricos de ventas. Las preguntas a los 'expertos' del perfil anterior irán mejor orientadas y no pasarás por pardilla de entrada, sino que ya tendrás ciertas preguntas concretas (p.e.:"he estado observando las ventas históricas, y en abril -mayo hay una desviación que puede ser por Semana Santa... Pero del reciente año 'x', la desviación es excesiva ¿recuerda por qué pudo ser?... o: por qué la de junio del año 'y' es tan exagerada?") Eso acercará la curiosidad del 'experto', que además, ya trabajará sobre los datos que tú le hayas planteado.

En fin... Cuando estés en condiciones de vestir un modelo de predicción 'en serio', será para 'la segunda fase' de consultas. Y si, encima, las aciertas, el ascenso está asegurado.

Ahora, nos harías un favor si continúas aportando la experiencia que te ha traído al foro...

Un saludo, rmendezbau, 'gente del foro'.

xpelos escribió:

rmendezbau escribió:Hola gente del foro
Mi consulta consiste en hacer una tabla avanzada en excel, que
1.- permita la introducción de las ventas mes a mes de una serie de productos, y por clientes.
2.- compararlas con lo que se presupuestó en su día por línea de productos, y por cliente.
3.- agregar alguna columna de desviación (presupuestado vs facturado), pero esto no sé cómo hacerlo, y si hacerlo en cantidad o porcentaje.
4.- otra columna de acumulados mes a mes (no hay problema tampoco en este punto)
5.- una columna al final de la hoja que me "prediga" a cuánto se cerrará la venta del año de acuerdo a la tendencia de ventas de mes a mes.
Un saludo

Bueno: he estado observando el adjunto que has enviado. Prácticamente, casi, lo tienes hecho (puntos 1, 2, 3 y 4). No obstante, hay un par de observaciones.

Observaciones:
a) sobre el punto 2, sobre el tema de desviaciones:
Son las del mes en curso, y faltará las desviaciones acumuladas, a partir del mes de febrero. La desviación siempre debe tener como base el presupuesto. Por tanto, siempre deberá ser Real -Ppto., y cuando hagas porcentajes, deben ser esa misma diferencia dividida por 'Ppto.'

b) sobre el tema de las 'predicciones'.
Hay mil predictores a emplear, tantos como cabezas pensantes haya en tu empresa. Casi todos se basarán en datos históricos, excepto los de algún 'iluminado' que posea una especie de verdad que haya que respetar, simplemente 'porque manda'. En otro caso, cuando la gente vaya a la cafetería lo dejarán como eso: como una bombilla. Si manda mucho, entonces, debe ser como el faro de vigo o la torre de hércules.

Así que... necesitarás disponer de una serie histórica de datos de ventas, acumuladas. Es decir: ve a por datos históricos, de por lo menos series mensuales de los últimos 3 -5 años.

Los datos de ventas de Cliente por Cliente no sirven de mucho, porque la variabilidad es enorme, y las estadísticas se basan en datos de muestras de poblaciones, sobre todo. Mientras más detalle, peor en este sentido.

Pero sí sirven las tendencias mensuales y ¡ojo! Semana Santa, que es variable y las vacaciones -de verano y Navidad- puede incidir mucho en las decisiones de compra de los clientes, sobre todo si los productos son estacionales. El verano no coincide aquí con el verano del hemisferio Sur, y eso configura las predicciones si los clientes distribuyen localmente.

Así que ya tienes ciertos elementos de análisis para las predicciones de venta: si quieres, agrupa clientes por hemisferios y por meses y analiza la estacionalidad de las ventas. La primera orientación, la distribución de % por meses del año, y seguir esa proporción... más o menos.

Antes de lanzarte a un modelo predictivo importante, consigue la información de previsiones de modelos similares anteriores; pero lo mejor es que preguntes a alguien del departamento de ventas (si puede ser, evita el de marketing), que:
1.- sepa de lo que hable
2.- tenga cierta experiencia en el departamento.
3.- sea simpático, y ayude; pero que sepa ir al grano y no se vaya por los cerros de úbeda.

Mientras no haces un modelo predictivo 'importante' y a falta de más información, analiza históricos de ventas. Las preguntas a los 'expertos' del perfil anterior irán mejor orientadas y no pasarás por pardilla de entrada, sino que ya tendrás ciertas preguntas concretas (p.e.:"he estado observando las ventas históricas, y en abril -mayo hay una desviación que puede ser por Semana Santa... Pero del reciente año 'x', la desviación es excesiva ¿recuerda por qué pudo ser?... o: por qué la de junio del año 'y' es tan exagerada?") Eso acercará la curiosidad del 'experto', que además, ya trabajará sobre los datos que tú le hayas planteado.

En fin... Cuando estés en condiciones de vestir un modelo de predicción 'en serio', será para 'la segunda fase' de consultas. Y si, encima, las aciertas, el ascenso está asegurado.

Ahora, nos harías un favor si continúas aportando la experiencia que te ha traído al foro...

Un saludo, rmendezbau, 'gente del foro'.

No puedo estar mas de acuerdo con xpelos... creo que en el 99% de lo que dice tiene toda la razón.
Me he permitido hacerte un pequeño modelo en base a tu tabla y por lo menos te he dejado formuladas las celdas de las desviaciones en valor y %, así como las acumuladas mes a mes y anual.

El criterio que te he aplicado para la predicción es uno simple (como dice xpelos hay muchos y variados, y los criterios para elegir uno u otro dependen de factores varios y uno de ellos, TU JEFE es importante), retomo mi explicación; te he aplicado la realidad de lo facturado cada mes, y la media aritmética de lo presupuestado para los meses siguientes si no existiera facturación.

La estacionalidad de las ventas, y el desigual reparto del presupuesto creo que hace que los valores de desviación totales sean muy dispersos, no se si por que la muestra de tus datos no es muy real o por el tipo de negocio que tiene unas ventas y presupuestos muy desiguales.

Sobre tus 5 preguntas iniciales tienes resueltas las 4 primeras y sobre la quinta has de decidir según el tipo de negocio o artículo, que modelo de predicción es el mas adaptable a tu empresa.

Un buen consejo que te ha dado xpelos es basarte en un histórico, pero para empezar tienes trabajo.
Avanza y ve preguntando.

PD: un saludo xpelos

Muchísimas gracias xpelos y Wardcraft , desde aquí os estoy haciendo una ola a los dos , sois unos gurús del EXCEL .

Comentarte Xpelos que ya he estado revisando el histórico, porque pensé igual que tú, es la única forma de poner un valor, y como bien decís los dos esto debe estar concensuado con El BOSS . Me han sido de mucha utilidad tus opiniones, ojalá en mi empresa hubiera personas como vosotros dispuestos a ayudar y trabajar en grupo.

Muchísimas gracias Wardcraft, te has tomado todo el tiempo para rellenar la tabla, así como de poner las observaciones. No tengo palabras para expresarte mi gratitud. Igualmente, como le he dicho a xpelos agradezco mucho tus valiosos comentarios, con todo lo que me has aportado podré tirar adelante.

Bueno, de nuevo muchíiiiisimaaaasss gracias a los dos, sois magnificos, y bendigo el día en que dí con este maravilloso foro. No dudéis que mis progresos y evolución sobre este tema, lo compartiré aquí con vosotros, por si puede ser de utilidad a otra persona y por compartir mi éxito con vosotros dos

Ya os iré contando...

Un saludo cordial

Hola de nuevo, rmendezbau.

Te paso un caso 'real' (he maquillado unos datos, como por ejemplo, los años, la empresa...) adjunto, para la 'predicción' de ventas en función de una serie de datos históricos, del último trabajo de 'predicción' que hice, hace unos tres o cuatro años; ahora, corregiría los datos glogales en función de datos macroeconómicos del sector de empresa para la que iba dirigido. (Relacionado con la industria auxiliar de la construcción, en Cataluña).

El objetivo no era exactamente el de fijar un presupuesto para el año siguiente, sino para el seguimiento de objetivos del presupuesto 'actual', en función de los datos actualizados mes a mes.

El archivo está protegido, pero sin password. Los datos de prueba deberían ser entrados en las celdas del año 2011 que verás de color crema.

Supone que, del año 'actual' (2011), se entra los datos reales de los meses transcurridos y la previsión anual se autocorrige en función de esos datos, basándose en el cálculo de los promedios mensuales anteriores.

Donde veas la fórmula sobre coeficiente de correlación, sólo hay que interpretar una aproximación sobre si los datos (mensuales /anuales) son más o menos 'fiables'.

Muchas gracias xpelos

Me será muy útil. Está fantástica esta tabla. No he tenido tiempo de hacer pruebas con el de Wardcraft, he estado esta semana dedicada a otros temas, pero no dudéis que usaré el valioso material que me habéis dado.

Por lo que he visto, sois los dos los más proactivos en el foro ¿no?

Me irán surgiendo preguntas, así que ya os seguiré incordiando

Un saludo a los

xpelos escribió:Hola de nuevo, rmendezbau.

Te paso un caso 'real' (he maquillado unos datos, como por ejemplo, los años, la empresa...) adjunto, para la 'predicción' de ventas en función de una serie de datos históricos, del último trabajo de 'predicción' que hice, hace unos tres o cuatro años; ahora, corregiría los datos glogales en función de datos macroeconómicos del sector de empresa para la que iba dirigido. (Relacionado con la industria auxiliar de la construcción, en Cataluña).

El objetivo no era exactamente el de fijar un presupuesto para el año siguiente, sino para el seguimiento de objetivos del presupuesto 'actual', en función de los datos actualizados mes a mes.

El archivo está protegido, pero sin password. Los datos de prueba deberían ser entrados en las celdas del año 2011 que verás de color crema.

Supone que, del año 'actual' (2011), se entra los datos reales de los meses transcurridos y la previsión anual se autocorrige en función de esos datos, basándose en el cálculo de los promedios mensuales anteriores.

Donde veas la fórmula sobre coeficiente de correlación, sólo hay que interpretar una aproximación sobre si los datos (mensuales /anuales) son más o menos 'fiables'.