Foro Excel

Hola a todos.

Hola a todos,

Me ha surgido la oportunidad de realizar un trabajo Me piden que haga un inventario físico de una oficina (no es muy grande) otro de contratos y otro de documentos informáticos. He pensado en plantear los inventarios en Excel y quizá posteriormente exportarlos a otra aplicación. El caso es que sería mi primer trabajo, acabo de terminar la carrera, y bueno, no tengo experiencia ni tengo normalizadas mis pautas de actuación. Me dirijo aquí para ver si alguien puede aportarme alguna ayuda. He pensado, en el caso del inventario físico, hacer un lista de todo el material de la oficina, luego hacer familias de activos y a la vez, familias de mayor a menor valor. Desconozco si esta gente tiene las facturas. Además, en cuanto al activo circulante no se muy bien como tratarlo, supongo que tendré que hacerlo por paquetes (papel, bolígrafos etc.) En fin, si alguien me pudiera hacer alguna sugerencia se lo agradecería. También, si alguien tiene experiencia, que me diga más o menos como proceder y cuanto tiempo podría llevarme. Ya les digo que la oficina es pequeña, pero sin embargo desconozco la cuantía de los documentos y de los contratos así como su naturaleza. Es un trabajo de post licenciado cuyo objetivo es más bien ponerme a prueba (al menos yo lo percibo así).

Toda observación será bienvenida.

Gracias y un saludo.

Buenas noches Sitou, te doy mi opinión hasta que algún compañero con mas experiencia en el tema aporte la suya.

Todo depende del tipo de inventario que quieras hacer.

Me explico: Si se trata de saber las unidades de sillas que tienen (por ejemplo) pues vas bien encaminado, pero si se trata de realizar un inventario que pueda servir a efectos contables o fiscales necesitarás un poco mas de información. En este segundo caso se trataría de saber el valor real del inventario de la empresa, lo que implica el que sepas si se están aplicando amortizaciones y en que medida, si tuvieras que partir de cero necesitarias como mínimo los siguientes datos: fecha de compra del bien, valor de compra ( es verdad, te vendrían bien las facturas, pero si no las tienen llevarán por lo menos algun tipo de contabilidad), periodo de amortización, valor residual y por supuesto saber que tipo de amortización debes aplicar (hay varios), en caso de que ya lleven contablemente estos datos, toma los datos de los listados contables, ahi podrás ver la amortización acumulada de cada bien para saber de donde tienes que partir.

En cualquier caso para hacerlo medianamente bien, Haz primero una relación por tipo de bienes de todo, luego toma el plan contable de vigente de tu pais, vete al apartado de los bienes inventariables y busca la correspondencia contable de cada bloque tuyo con las diferentes partidas contables, Asi tendrás dividido el inventario por grupos contables y en caso de que tengas que faclitar el valor actual contable de cada bien podrás hacerlo. Recuerda que hay activos que no se amortizan y los que si lo hacen varía el número de años que te permite la ley dependiendo del tipo de activo que se trate.

Una duda = ¿ Los boligrafos son activo circulante porque pasan de mesa en mesa ? (era broma)

Mucha suerte en la labor que tienes por delante

Un saludo

Alberto

Hola, Sitou99...

Para más abundamiento en las recomendaciones del amigo Alberto, te aconsejaría que, antes de realizar el recuento, lo planifiques, distinguiendo los diferentes tipos de materiales: inmueble -que curiosamente son los 'muebles'- y 'volátil' (inmueble o mobiliario: en general, material que representa una duración 'larga' en la oficina: sillas, mesas, equipo eléctrico, equipo de 'procesamiento de datos', instalaciones diversas...) y 'volátil o fungible, el que representa un uso y gasto o consum inmediato (auxiliar, como grapas, lápices, papel, impresos, cinta adhesiva, etc). Del material fungible, si hay almacén (bodega) o un armario de depósito, bastará con recontar lo de ese depósito.

Del material 'inmueble' (o como quieras nombrarlo: 'mobiliario'), mejor que uses unas etiquetas, que servirán de base para más adelante.

Numeradas, y consecutivas, que se adherirán al 'bien' que hayas localizado. Todo bien 'inmueble' debería estar etiquetado cuando acabes. Cada uno de esos bienes debe estar anotado en un libro (libreta) de control, donde debería aparecer: localización, descripción, detalle características y cierta evaluación del estado en que se encuentre (Valdría una nomenclatura propia tuya)... Y deja alguna columna más, para pequeñas observaciones.

Luego, toda esa infromación deberá ser tratada en Excel (si así te conviene), porque podrás luego hacer 'filtros' por cada una de las categorías que hayas establecido, para hacer listas y recuentos de sillas, mesas, armarios, otros muebles, extintores antiincendios, etc., y listarlas por estado en que se encuentran, por ejemplo. Menos la de comentarios, toda la información podría ser tratada así.

El material 'fungible' de sobremesa debe ser tenido en cuenta, sólo si hay gran cantidad en algún lugar concreto. (papel pre-impreso a pie de impresoras, por ejemplo). Las grapadoras, tijeras y otros elementos menores no son 'fungibles', pueden estar agrupados, y sin etiquetar, pero identificando cantidades de cada. Los aparatos adheridos a paredes, suelos y techo deberían figurar, se etiqueten o no. Las etiquetas deben ser colocadas en lugar discreto. El despacho 'del jefe' debe ser inventariado, pero quizá no etiquetado; entonces, la descripción ha de ser muy rigurosa.

Más adelante, las etiquetas deberán ser codificadas e impresas (y leídas) en código de barras, por lo que ulteriores compras ya incluirán su código de barras. Ese código hará referencia a la ficha que contebnga información de referencia: fecha de adquisición, proveedor, precio de adquisición (del bien, hasta el transporte, la instalación y adecuación), etc.

En fin... Espero que te sirva de idea.
Un saludo.