Tabla dinámica - organizar por categorías

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Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Poldark » 25 Dic 2011 16:07

Buenas tardes, foro.

Estoy preparando una tabla dinámica donde quiero que me sume los datos dependiendo de una categoría. El problema es que tal y como tengo que tener la base de datos las categorías están en el eje de las x.

La tabla dinámica debería dar el total de veces que se ha visto cada categoría de peliculas (acción, animación o comedia) del ejemplo adjunto.

Teniendo en cuenta que el usuario alimentará tanto películas como categorías, ¿se puede hacer esto desde una tabla dinámica?

Gracias por adelantado,

Juan Manuel
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Cacho R » 25 Dic 2011 20:32

Hola! Poldark.
La tabla de datos que tienes en el rango A4:H9 sirve para cualquier cosa... menos para alimentar una tabla dinámica (TD).
En este sentido -quizás- te convenga estudiar sobre el tema de las TD para comprender la distribución de datos requerida y lo que no sirve (como las celdas combinadas, por ejemplo).

Sin embargo puedes solucionar tu necesidad informativa mediante otras alternativas, como la que te adjunto.

Saludos, Cacho R.
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Poldark » 26 Dic 2011 06:51

Gracias Cacho R.

Me parece una buena solución para el caso de una base de datos pequeña, pero es que la base de datos que tengo va de 1 a 50 películas, y de 1 a tantos días como sea necesario, de ahí que lo quiero hacer con una tabla dinámica. Tiene que quedar la hoja excel preparada para cualquier opción y dejar formulas en tantas celdas hace que el peso de la hoja se vaya de madre.

Se que tal y como está distribuida la base de datos no me vale para alimentar una TD, dado que hay celdas unidas, pero lo que quería mostrar con ello es que categoría/película van unidos.

¿Quizás reorganizando la base de datos? De esta base de datos ya me sale una tabla dinámica que me cuenta películas/día, y quiero también poder extraer el categoría/día.

Gracias por tu ayuda

Juan Manuel
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Cacho R » 26 Dic 2011 15:21

Mi estimado Juan Manuel.
Aspiro a que el ejemplo que te adjunto, te permita visualizar con mayor claridad la idea -según la cual- si tú "armas" tus tablas de datos con estructuras propias de una tabla de datos, entonces todo se te hará más sencillo... inclusive el diseño de las tablas dinámicas que te plazcan.

Entonces verás:
a) La solución previamente mostrada;

b) Dos tablas de datos elementales que -entiendo- requieres según lo mostrado; y

c) Las dos tablas dinámicas que -de la estructura anterior- resultan de sencilla obtención.

Saludos, Cacho R.
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Cacho R » 26 Dic 2011 15:27

Corrijo un pequeño olvido del archivo anterior...
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Poldark » 26 Dic 2011 16:35

Gracias de nuevo por tu ayuda Cacho R.

Cuando he colgado el archivo he pensado en un ejemplo básico y sencillo tal y como dictan las normas del foro, pero igual es demasiado simple para poder transmitir mi problema.

Adjunto un 2º ejemplo:
- Varias personas haciendo un control de calidad de bolígrafos
- Pueden haber varios defectos que se le pueden encontrar a un bolígrafo
- Cada defecto es de un tipo (según gravedad): A, B o C

Con una tábla dinámica obtengo totales por día, y con fórmulas puedo obtener también totales por categoría, pero... ¿puedo obtener todo desde la misma base de datos en una tabla dinámica?

Adjunto de nuevo archivo ejemplo.

Reitero mi agradecimiento, hasta ahora creia tener un nivel alto de excel, pero leyendo este foro me doy cuenta de que no llego ni a medio :)
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Cacho R » 26 Dic 2011 17:42

El ejemplo que te mostré se "acomoda" perfectamente a tus necesidades. Veamos:

- En A1 y en E1 pones: Fallo;

- En B1 y en G1 pones: Tipo de fallo;

- En H1 incorporas: Inspector (este dato es "cosmético" pues no se utiliza en ninguna de las TD's;

- Incorporas los datos correspondientes (los fallos en lugar de las películas);

- Corriges las dos tablas dinámicas (pues al cambiar los títulos, también hay que cambiar los títulos de las TD).

y terminas con la info que solicitabas a partir de una estructura de datos adecuada.
Saludos, Cacho R.
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Poldark » 26 Dic 2011 18:30

Gracias de nuevo Cacho R.

Tu solución me parece correcta (además de que he estado revisando las macros y me ayudan para otras hojas excel), pero no óptima, dado que en los casos:

3 inspectores
10 defectos

(caso bastante normal)

En el formato de tabla de datos que utilizaba, introducía 3 líneas de datos, y en el formato que me propones me supone introducir hasta 30 líneas de datos. Eso sin añadirle más complejidad como tener que diferenciar entre (p.ej.) bolígrafos de diferentes colores.

Quizás otra opción es algo similar a tu primera solución, con el sumaproducto, pero utilizando macros, que me genere una tabla de datos con tantas columnas como categorías, y que esta tabla y la primera alimenten a una única tabla dinámica...

Agradezco de nuevo tu ayuda, me estás ayudando a aprender mucho :)
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Cacho R » 26 Dic 2011 19:27

No sabía que "se te da" por las macros...

En tal caso te sugeriría que utilizaces una plantilla para entrada de datos como la que estás utilizando (ya que veo que te quieres "pegar" a ella a toda costa, jajajajaja), y que desarrolles una macro (no es tan difícil) que recorra esa plantilla y "arme" la tabla de datos que te he mostrado.

De esa manera tendrás "el mejor de los dos mundos"...
Saludos, Cacho R.
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor solmebr » 29 Dic 2011 00:44

De la discusión, tal vez te pueda ayudar lo siguiente:

De tus tablas (en excel, access, sql), generas una consulta con la información que requieres.
Haces una conexión vía origen de datos de excel a la tabla
Generas, mediante esa conexión, una tabla dinámica
Generas el conteo como lo requieres.

Así, cuando captures datos o modifiques en tu tabla, sólo tienes que abrir tu archivo de excel con la tabla dinámica, menú dato, actualizar datos y te leerá los datos de tu tabla y tendrás los conteos en línea. Esa es la magia entre una tabla dinámica y un origen de datos.

Saludos.

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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Cacho R » 29 Dic 2011 16:49

solmebr escribió:... Esa es la magia entre una tabla dinámica y un origen de datos...

¡Coincido!...

Pero digamos que la "magia" consiste en tener el "origen de datos" con "forma" de tabla de datos, por cierto.

Saludos y feliz 2012.
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Re: Tabla dinámica - organizar por categorías

Notapor Poldark » 01 Ene 2012 20:11

Hehehe estoy de acuerdo, la base de datos que utilizo no es la óptima, pero tengo que poder extraer información de algo que tienen que rellenar gente con nulos conocimientos de excel...

Aún así he utilizado el sumaproducto y un par de macros para generar los resultados y de ahí saco una tabla dinámica y un gráfico que han quedado genial.

Muchas gracias y feliz 2012 :)
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